PDKS Nedir? Nasıl Çalışır?

PDKS’in Temel Amacı

Personel Devam Kontrol Sistemi (PDKS), işletmelerin sahadaki ve ofisteki tüm çalışan hareketlerini tek bir merkezden yönetmesini sağlayan bütünleşik bir platformdur. Sistemin ilk hedefi, giriş-çıkış saatleri, mola kullanımları, vardiya değişimleri ve esnek çalışma modelleri gibi değişkenleri doğru biçimde toplayıp yorumlamaktır. Böylece hem bordro hesaplamaları doğru yapılır hem de yöneticiler insan kaynağını gerçek zamanlı olarak görebilir.

Modern PDKS çözümleri, yapay zekâ destekli kurallar, lokasyon temelli doğrulamalar ve cihaz bağımsız veri toplanması gibi özelliklerle geleneksel kartlı geçiş sistemlerinin çok ötesine geçmiştir. Özellikle hibrit ve uzaktan çalışma modellerinin yaygınlaştığı günümüzde, çalışanların konum, IP ve mobil doğrulama seçenekleri de artık PDKS’nin ayrılmaz bir parçasıdır.

Sistem Mimarisi

Başarılı bir PDKS kurgusu dört ana katmandan oluşur:

• Uç Nokta Katmanı: Parmak izi okuyucular, yüz tanıma cihazları, kartlı turnikeler, kiosk ekranlar ve mobil uygulamalar bu katmanın parçasıdır. Her bir cihaz offline tampon ile çalışır ve ağ kesintilerinde veri kaybı oluşmaz.
• İletişim Katmanı: TLS tüneli, MQTT veya HTTPS tabanlı kuyruğa alma, otomatik yeniden deneme ve imzalı paket yapısı sayesinde veriler güvenle merkez sisteme iletilir.
• Uygulama Katmanı: Vardiya motoru, esnek tolerans tanımları, fazla mesai akışları, molaların otomatik hesaplanması ve KPI panelleri bu katmanda çalışır.
• Analitik ve Entegrasyon Katmanı: ERP, bordro, İK, KEP ve BI çözümlerine veri aktarımı; webhook, REST API veya dosya tabanlı entegrasyon seçenekleri sayesinde sağlanır.

Bu katmanların her biri birbirine loosely coupled mimariyle bağlanır. Böylece sistemin bir bölümünde yapılacak güncellemeler diğer bileşenleri etkilemeden devreye alınabilir.

Veri Akışı ve Kural Motoru

Toplanan ham veriler, kural motorunda belirlenen politika ve iş kurallarına göre işlenir. Örneğin bir çalışanın mesaiye saat 08.59’da başlaması “erken giriş”, 09.05’te başlaması ise “tolerans dahil gecikme” olarak değerlendirilebilir. Her kurum kendi tolerans, yuvarlama, vardiya ve fazla mesai kurallarını tanımlar.

Gelişmiş PDKS uygulamaları, tatil takvimleri, esnek çalışma günleri ve proje bazlı zaman çizelgelerini de dikkate alır. Ayrıca çalışanların hangi cihazı kullandığı, hangi lokasyondan giriş yaptığı gibi bilgiler raporlamada kritik rol oynar.

Kurulum Adımları

1. Fizibilite ve Envanter: Tüm lokasyon ve giriş noktalarının listelenmesi, mevcut cihazların uyumluluk analizinin yapılması.
2. Vardiya ve Politika Tasarımı: Mevzuat, toplu sözleşme ve kurum kültürü dikkate alınarak vardiya planlarının ve kuralların oluşturulması.
3. Entegrasyon Hazırlığı: Bordro ve ERP sistemleriyle alan eşleştirmelerinin belirlenmesi, test veri setlerinin hazırlanması.
4. Pilot Uygulama: Küçük bir kullanıcı grubu ile canlı testler, geri bildirimlerin toplanması, süreçlerin iyileştirilmesi.
5. Genel Yayın: Cihaz dağıtımı, eğitimler, destek süreçlerinin kurgulanması ve SLA’lerin tanımlanması.

Bu adımlar tamamlandığında sistem izleme panelleri devreye alınır ve gerçek zamanlı performans takibi başlar.

Yasal Uyum ve KVKK

PDKS süreçleri doğrudan çalışan verisi içerdiği için KVKK ve GDPR başta olmak üzere ilgili mevzuata tam uyum sağlamalıdır. Veri işleme amaçları şeffaf biçimde açıklanmalı, aydınlatma metinleri ve açık rıza süreçleri yönetilmelidir. Toplanan veriler yalnızca belirlenen amaçlar doğrultusunda kullanılmalı ve üçüncü taraflarla paylaşım kontrollü yapılmalıdır.

Saklama süreleri açık şekilde tanımlanmalı, süre sonunda anonimleştirme veya silme mekanizmaları devreye alınmalıdır. Ayrıca düzenli pen-test, olay kayıtları (audit trail) ve erişim loglarının tutulması kurumları yasal denetimlere hazır hale getirir.

Operasyonel İyileştirme Senaryoları

PDKS yalnızca bordro doğruluğu sağlamakla kalmaz; operasyonel kararlara içgörü kazandırır. Örneğin:

• Gecikmelerin rotalara göre dağılımını analiz ederek servis saatlerini revize edebilirsiniz.
• Vardiya katılım trendlerini inceleyerek fazla mesai planlamasını optimize edebilirsiniz.
• Şantiyeler veya mağazalar gibi sahada çalışan ekiplerin gerçek katılımını izleyerek verimlilik projeleri tasarlayabilirsiniz.
• Devamsızlık riskini erken tespit eden uyarılarla çalışan bağlılığı programları geliştirebilirsiniz.

Vaka Analizi

5000 çalışanlı bir üretim tesisinde PDKS kurulumu sonrası yapılan analizde, vardiya planlarının %18 oranında iyileştiği gözlemlenmiştir. Servis saatleri PDKS raporlarına göre yeniden planlandığında gecikme oranı %12’den %3’e düşmüştür. Aynı sistem sayesinde gereksiz fazla mesai talepleri azalmış ve ilk yıl sonunda bordro maliyetlerinde %6 tasarruf sağlanmıştır.

Bu iyileşme yalnızca maliyet avantajı değil, çalışan memnuniyeti ve şeffaflık açısından da kurum kültürüne olumlu katkı sunmuştur.

Sık Sorulan Sorular

PDKS bulutta mı, şirket içi mi kurulmalı?
Kurumsal önceliklere göre değişir. Bulut çözümleri hızlı devreye alınırken, on-premise seçenekler veri egemenliği gereksinimi olan kurumlara hitap eder.

Hibrit çalışanlar nasıl takip edilir?
Mobil uygulamalar, geofence ve IP doğrulama yöntemleri hibrit çalışma modelleri için idealdir.

Farklı lokasyonlarda farklı kurallar uygulanabilir mi?
Evet. Bölge, departman veya kullanıcı grubu bazlı kural setleri tanımlamak mümkündür.

Sonuç

PDKS, insan kaynağı yönetiminde veri odaklı karar almanın temelini oluşturur. Doğru mimari, güçlü entegrasyonlar ve iyi kurgulanmış politika setleri ile kurulan sistemler; işletmelere hem yasal uyum hem de operasyonel mükemmeliyet sağlar. UTS Yazılım olarak kurumların PDKS dönüşüm yolculuğunda uçtan uca danışmanlık ve teknoloji desteği sunuyoruz.